UPAYA PENGEMBANGAN/KIAT MENG-UPGRADE SEKRETARIS PROFESIONAL
1. Latar Belakang Permasalahan
Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.
Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.
Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris.
Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan.
Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali
mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui
kompetensinya dengan cara :
Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris
Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi
Terampil dalam mengelola kantor
Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris
Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi
Terampil dalam mengelola kantor
Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain
Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional
Didasari oleh latar belakang permasalahan diatas, maka tugas makalah Pengembangan
Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Pengembangan / Kiat meng-upgrade Sekretaris
Profesional”
2. Permasalahan
Adapun pokok-pokok permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai
berikut :
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
berikut :
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
2. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan
memanfaatkan informasi
3. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
4. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
5. Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
3. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
4. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
5. Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
6.Tanggung jawab dalam bekerja
7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
3. Pembahasan Permasalahan
Sebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada, maka perlu diketahui terlebih
sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri.
Definisi Sekretaris
Sekretaris berasal dari Bahasa Latin :Se cre tu m yang artinya rahasia
Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia
Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam
melaksanakan pekerjaannya.
Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.
Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.
Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu
persatu :
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .
Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan
2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan
1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan
2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan
3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh
pengirim.
2.Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan
dan memanfaatkan informasi
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin
3.Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian
solusi
Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.
4.Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :
1. Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :
Korespondensi
Filling
Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
Mengurus surat masuk dan surat keluar
Travel Arrangements
Organize meeting
Making appointments
Handling all confidential matters
Making appointments
Handling all confidential matters
2. Tugas Receptionist
Menerima dan menjawab telepon
Mencatat pesan-pesan lewat telepon
Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
Mencatat janji-janji untuk pimpinan
Menerima dan menjawab telepon
Mencatat pesan-pesan lewat telepon
Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
Mencatat janji-janji untuk pimpinan
3. Tugas Keuangan
Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan
4. Lain-lain
Personal matters
Monitoring and procuring order
Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain
sebagainya
Menterjemahkan
General Affair duties
Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung
uang makan siang.
Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.
Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.
5.Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai
berikut :
1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang
berikut :
1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang
sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin
fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.
Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1.Team Work : mampu bekerja sama dalam team
Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata
pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2. Positif Thinking
Komponen yang positif pada first impression :
Sebut nama lawan bicara Anda
Sambut tamu di pintu ruang Anda
Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
Salam dan mengulurkan tangan
Jangan bicara terlalu pesan / keras
Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
Sebut nama lawan bicara Anda
Sambut tamu di pintu ruang Anda
Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
Salam dan mengulurkan tangan
Jangan bicara terlalu pesan / keras
Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
3.Good reminder :
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan,
karyawan, dan juga rekan bisnis.
4. Discrete :
Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada
orang lain yang tidak berkepentingan
5. Tactful :
Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat
berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.
6 . Tanggung jawab dalam bekerja
Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma- norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.
0 komentar:
Posting Komentar