CONTOH PROPOSAL PEMBANGUNAN



                     I.            PENDAHULUAN
Latar Belakang
SMK Muhammadiyah 1 Baturetno merupakan salah satu sekolah yang mempunyai beberapa program study  dan kompetensi keahlian seperti akuntansi,administrasi perkantoran,penjualan. yang  mana setiap  kejuruan  mempunyai ruang  praktek  masing-masing.  Contohnya penjualan  mempunyai toko mini yang digunakan  untuk melatih siswa dalam berbisnis dan usaha.sedangkan akutansi mempunyai bank mini.
Dalam hal ini Administrasi perkantoran akan mengajukan tentang pengadaan mini office laboratory. diharapkan dengan pengadaan laboratory ini dapat meningkatkan mutu SMK Muhammadiyah 1 Baturetno khususnya dibidang Administrasi perkantoran karena siswa akan lebih tertarik untuk mempelajari tentang Administrasi Perkantoran serta akan memotivasi siswa baru untuk mengambil jurusan Administrasi Perkantoran. Karena didalam mini office laboratory tersebut akan dilengkapi dengan peralatan yang berhubungan dengan administrasi perkantran seperti komputer, mesin stensil, printer, mesin fotocopy , rak arsip,dll. agar siswa dapat mengoperasikan alat-alat tersebut sehingga siswa akan mendapatkan tambahan ilmu.
Pengadaan ruang belajar dan alat belajar akan menunjang peningkatan proses belajar mengajar sehingga akan meningkatkan prestasi siswa. Dengan adanya pengadaan mini office laboratory akan memberi manfaat yang besar untuk merencanakan dan mengerjakan setiap pekerjaannya sesuai dengan bidangnya. Dalam porses belajar mengajar guru bertindak sebagai fasilitator dan motivator sehingga guru tidak menyampaikan materi-materi secara langsung melalui ceramah pada siswa,  melainkan siswa yang dituntut untuk aktif dan kreatif memperoleh pengetahuan dengan bimbingan guru. Siswa tidak hanya menerima tetapi lebih ditekankan pada penguasaan ketrampilan dan dedikasi kerja siswa sesuai dengan kebutuhan dunia industri dan usaha, yaitu mampu mengikuti perkembangan kemajuan teknologi dan informasi.
                  II.            NAMA USULAN
Dengan demikian proposal usulan yang kami buat ini bernama Pembangunan Mini Office Laboratory.
               III.            MAKSUD DAN TUJUAN
Usulan Program Pembangunan adalah usulan rencana kegiatan yang mungkin dapat dilaksanakan pada masa yang akan datang dimana dalam kegiatan tersebut dipertimbangkan efektifitas, efisiensi, dan skala prioritas untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan serta hambatan-hambatan yang mungkin terjadi di dalam proses untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Adapun tujuan dari pembangunan Mini Office Laboratory adalah sebagai berikut :
1.       untuk meningkatkan prestasi dan daya kreatifitas siswa kejuruan administrasi , karena kami merancangnya didalam pembelajaran tentang tata cara bertelepon, pengurusan surat, penggunaan mesin fotocopy, internet dan browsing, tik manual/ elektrik, faxsimile dan adanya aula mini metting.
2.      meningkatkan wawasan siswa tentang administrasi perkantoran karena seolah-olah siswa terjun langsung dalam dunia kerja khususnya kesekertariatan.
3.      dengan adanya mini office laboratory tersebut siswa akan lebih mengerti atau memahami materi dari pembelajaran secara teori yang telah diadakan sebelumnya.
4.      mempunyai tempat praktek sebagaimana praktek disuatu perkantoran, karena pada saat praktek tersebut akan tercipta suasana kerja layaknya kerja pada sebuah kantor atau organisasi
5.      untuk menambah kegiatan/ pembelajaran tentang administrasi perkantoran
6.      meningkatkan kualitas pembelajaran dengan mengembangkan pola pembelajaran contelektual teaching leaning, dengan meningkatkan pola pembelajaran aktif, kreatif, inovatif, dan transformatif.
7.      memberikan pertambahan nilai
8.      menyediakan sarana untuk pelaksanaan pembelajaran praktik mata pelajaran administrasi perkantoran.
9.      pengembangan mental dan sikap/ budi pekerti.

               IV.            WAKTU DAN TEMPAT PEMBANGUNAN
a.      Waktu Pembangunan
Waktu pembangunan akan dimulai pada tanggal 12 Desember 2011, dengan target selesai pembangunan pada tahun ajaran baru 2012.
b.      Tempat Pembangunan
SMK Muhammadiyah 1 Baturetno, lantai 3 tepat diatas kelas XII MB3.

                  V.            KEPANITIAAN
Susunan Panitia
Pembangunan Mini Office Laboratory
SMK Muhammadiyah 1 Baturetno
Penanggung jawab
Penasehat Umum                         : Arif Pujianto, S.Pd
Ketua                                                       :1. Muhammad Amin. S
 2. Ika Lestari
Sekretaris                                  :1. Diah Nurlela
                                                       2. Ayu Vidia Saputri
Bendahara                                 :1. Fajar Utami Ningsih
                                                       2. Yurika Yeni Saputri
Arsitektur                                  : Esti Wahyu Margiyanti

Seksi-Seksi
Perizinan Lokasi                       :1. Endang Wahyuni
                                                       2. Injang Widi Hastuti
Monitoring                                :1. Khusnul Wahyu Budianto
                                                      2. Elisa Dewi Novita Sari
Material                                      :1. Lathif Nur Hidayat
                                                       2. Nurul Hidayati
Sarana dan Prasarana                                                           :1. Iin Muhayinah
                                                       2. Epi Nurindah Sari
Pelaksana                                  :1. Restu Dwi Prastyo
                                                       2. Alde Wulan Irma Sari
Pegawai                                      :1. Suharso
                                                       2. Tutik Haryanti
Konsumsi                                   :1. Eka Nur Wanti
                                                       2. Ira Waldiani
Pembantu Umum                  :1. Pornomo Widyatmoko
                                                       2. Intan Wahyu Ningsih


                              VI.                                                                 JADWAL PEMBANGUNAN
NO.
JADWAL
WAKTU
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Musyawarah Kerja
Pembentukan Panitia
Gambar Rencana Bangunan
Proposal
Pendanaan
Pelaksanaan Pembangunan
Penggunaan Mini Office Laboratory
27,28,29 Oktober 2011
30 Oktober 2011
3 Nopember  2011
7 Nopember 2011
1 Desember 2011
12 Desember 2011
1 Juli 2012

                VII.            TARGET
→   Unit Management Information
→   Unit Archive
→   Unit Photo Kopy
  Home story








VIII.     RENCANA ANGGARAN DANA
Ø     Pengeluaran : 



Free Template Blogger collection template Hot Deals BERITA_wongANteng SEO

Menjadi-Sekretaris-Profesional


UPAYA PENGEMBANGAN/KIAT MENG-UPGRADE SEKRETARIS PROFESIONAL
1. Latar Belakang Permasalahan
Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.
Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.
Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris.
Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan.
Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali
mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui
kompetensinya dengan cara :
Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris
Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi
Terampil dalam mengelola kantor
Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain
Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional
Didasari oleh latar belakang permasalahan diatas, maka tugas makalah Pengembangan
Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Pengembangan / Kiat meng-upgrade Sekretaris
Profesional”
2. Permasalahan
Adapun pokok-pokok permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai
berikut :
1.
Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
2. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan
memanfaatkan informasi
3.
Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
4.
Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
5.
Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
6.Tanggung jawab dalam bekerja
7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
3. Pembahasan Permasalahan
Sebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada, maka perlu diketahui terlebih
sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri.
Definisi Sekretaris
Sekretaris berasal dari Bahasa Latin :Se cre tu m yang artinya rahasia
Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia
Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam
melaksanakan pekerjaannya.
Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.
Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.
Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu
persatu :
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .
Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
1.
Penerima mengerti atau memahami isi pesan
2.
Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan
3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh
pengirim.
2.Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan
dan memanfaatkan informasi
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin
3.Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian
solusi
Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.
4.Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :
1. Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :
 Korespondensi
 Filling
Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
Mengurus surat masuk dan surat keluar
 Travel Arrangements
Organize meeting
Making appointments
Handling all confidential matters

2. Tugas Receptionist
Menerima dan menjawab telepon
Mencatat pesan-pesan lewat telepon
Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
Mencatat janji-janji untuk pimpinan
3. Tugas Keuangan
Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan
4. Lain-lain
 Personal matters
Monitoring and procuring order
Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain
sebagainya
 Menterjemahkan
General Affair duties
Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung
uang makan siang.
Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.
Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.
5.Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai
berikut :
1.
Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang
sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling

2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin
fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.
Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1.Team Work : mampu bekerja sama dalam team
Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata
pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2. Positif Thinking
Komponen yang positif pada first impression :
Sebut nama lawan bicara Anda
Sambut tamu di pintu ruang Anda
Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
Salam dan mengulurkan tangan
Jangan bicara terlalu pesan / keras
Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
3.Good reminder :
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan,
karyawan, dan juga rekan bisnis.
4. Discrete :
Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada
orang lain yang tidak berkepentingan
5. Tactful :
Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat
berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.
6 . Tanggung jawab dalam bekerja
Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma- norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.



Free Template Blogger collection template Hot Deals BERITA_wongANteng SEO

Daftar Blognya Muhammad Amin S

Pages

Popular Posts

Tentang Saya

Foto Saya
Muhammad AMIN S
wonogiri, jawa tengah, Indonesia
seorang terpelajar dari SMK Muhammadiyah 1 Baturetno
Lihat profil lengkapku